こんにちは。パソコンドック24 大阪・扇町店 フィールド部です。
コロナウイルスの感染拡大防止対策として今、テレワークが大変注目されています。
この数週間ですっかりお馴染みとなりましたが、皆さんの状況はいかがでしょう。
テレワークは大企業や中堅企業だけのものではありません。
社員数10人未満や30人未満の中小零細企業でも大丈夫です。
今回の事例記事は、小規模事業者でもある当社のテレワーク事例です。
私たちパソコンドック24は、全国に店舗を構える「パソコン修理の専門店」です。
店舗のスタッフは、お客様との接客があるため即テレワークというわけにはいきませんが、
オフィスワークを主とする大阪本部の一部スタッフは、4月7日の非常事態宣言後、実際にテレワークを行なっています。
今回は、実際にテレワークを行なっている社員からヒアリングし、テレワークに必要な環境づくりについてご紹介いたします。
「中小零細企業」がテレワーク導入に必要な環境
■1.インターネット環境
■2.パソコンの快適動作
■3.テレワークで行う業務の洗い出し
■4.あったら便利！テレワークを快適にする周辺機器
■5.必要最低限のセキュリティ対策
■6.使っているクラウドサービスや仕組み
■1.インターネット環境
テレワークには、通信容量を気にせず安定して速度が出るインターネット環境が必須になります。
自宅でのメールの送受信、メッセンジャーの送受信、ビデオ会議なども行うため、「携帯電話のデザリングを使ってくれ」というわけにはいきません。
そんなことをしようものなら「ギガ食い放題」になり、たちまち通信速度に制限がかかりどうしようもなくなりますし、通信費がいくらあっても足りません。
定額である程度上限を気にせず使えるネット環境がまずは必要です。
・光回線を契約する
・モバイルWi-Fiルーターを契約する
また、家のインターネットが不安定な場合、Wi-Fiルーターにも目を向けましょう。
・パソコンを使う場所に、Wi-Fiの電波が届いていない
・ルーターが古く、通信速度が出ない
といったことも考えられます。
Wi-Fiルーターの置き場所を変えて、電波の届き方を変えると改善される場合があります。
お家のルーターが数年前のもので、速度が出ない場合は、買い替えも視野に検討が必要になります。
もちろんWi-Fiの無線でインターネットにつなぐのではなく、有線で繋いで安定していれば、それでもOKです。
家・職場のネットワーク環境の構築はお気軽にお問い合わせください。
■2.パソコンの快適動作
次にテレワークで大切なのが、仕事道具となるパソコンが快適に動くことです。
例えば、クリックするたびに数秒動きが固まるような状態だと、全く仕事になりません。
日々使用している会社のノートパソコンであれば、そのようなことは少ないかもしれませんが、
ご自宅のパソコンを業務で使われる場合は、気づかないうちにウイルス感染している可能性もありますし、
HDDが壊れかけている場合、業務のデータをそこに保存しても、破損した場合、かえって業務の効率が悪くなることもあります。
パソコンの動きが快適ではない場合は、まずは改善をしないことにはテレワークになりません。
以下のようなことが起こっている場合は、パソコンに不具合が起こっている可能性があります。
チェックポイント
・パソコンがなかなか起動しない
・動作が遅い。ずっと何か考えている。
・使っていると突然電源が切れる
・画面中に変なメッセージがしつこくでてくる
このような症状が見られる場合、パソコン修理の専門店として、私たちが十分お役に立てる部分でもあります。
ぜひご相談ください。
■3.テレワークで行う業務の洗い出し
在宅でどんな業務をするのか、それによってパソコンに入れるべきソフトが見えてきます。
業務をイメージして、どのようなことをパソコンで行うか洗い出してみましょう。
例
・メール
・社内のコミュニケーション（チャット）
・表計算（Office）
・契約書作成（Office）
・企画書作成（Office）
・伝票作成（経理ソフト）
・デザイン業務（Adobe系クリエイティブソフト）
・ホームページ更新（HTML編集ソフト）
・CAD
■4.あったら便利！テレワークを快適にする周辺機器
1.外部ディスプレイ
ノートパソコンの画面だけだと、狭くて、なかなか操作効率が上がりません。
外部ディスプレイを接続することで、画面が広く使え、様々なアプリケーションをストレスなく操作できるようになります。理想を言えば、大きければ大きいほど便利なのですが、場所の制限がありますので、程よい大きさのものを選びましょう。写真のディスプレイは24インチです。
最近は、HDMIケーブルでパソコンとテレビをつなげば、外部ディスプレイとして使えます。お子さんやご家族がいらっしゃる環境だとなかなか難しいかもしれませんが、使っていないテレビがあれば、それをテレワーク用の外部ディスプレイとして活用しても良いでしょう。
2.イヤホンマイク（ヘッドセット）
テレワークでは、ビデオ会議やテレビ電話など、家の中で会話に気を使う場面も出てきます。
そんな時に活躍するのがイヤホンマイクやヘッドセットです。
最近のスマートフォンをお持ちの方なら、わざわざ新調しなくても良いかもしれません。
iPhoneであれば、写真のようなイヤホンマイクがついていたと思います。
これをパソコンのイヤホンジャックに挿して使ったり、Bluetooth(ブルートゥース)対応製品であればパソコンと無線接続して使うことができます。
通話品質など全く問題ないレベルです。まずはあるもので試してみてください。
お手元になければ、購入を検討ください。
3.プリンタ
デジタルの時代ですが、やはり紙に印字されたものを見るのも悪くありません。
中には、紙で見た方が効率が上がるものもありますし、紙が必要なるケースもあります。
高いプリンタを買う必要はありませんが、あると便利なアイテムです。
4.マウス
ノートパソコンのトラックパッドに慣れている方は良いのですが
長時間の使用にはマウスをお勧めします。
5.外付けキーボード
ノートパソコンのキーボードだとテンキーが打ちにくかったりします。
デスクトップパソコンに慣れている方は、どうしてもノートパソコンのキーボードだと操作効率が上がりませんので可能であれば外付けのキーボードを用意されるのも良いです。
環境を整えることで、業務効率や体への負担は格段に変わります。
【番外】仕事を行う場所の確保
体への負担という意味で、ご自宅で仕事を行う場合、場所・環境にも注意を払いましょう。
自宅で仕事をするというのは想像以上に過酷になる場合があります。
ご家族の有無、お子様の有無、様々な住環境の違いはありますが、以下の2点には注意を払っておかれることをお勧めします。
・正しい姿勢でデスクワークできる環境
ローテーブルでべったり座って、7、8時間の業務はツラいです。1日だけならなんとか耐えられても、数日続けられるものではありません。
オフィスのような大きな机としっかりした椅子があればベストですが、なかなかご自宅にそのような環境を作るのは容易ではありません。
ダイニングテーブルを使ったり、小さな机を用意したり、キッチンの片隅を使うなど、ある程度高さのある場所で、高さのあう腰掛けを準備し、長時間正しい姿勢でいられるように工夫してください。
・飲み物こぼし対策
ご自宅では普段のオフィスと違う物の配置に加え、お子様や、ペットがあなたの周りにはいるかもしれません。
そんな時に、起こりそうなトラブルと言えば、「水こぼし」です。
パソコンに水がかかる・水没する。これはかなり深刻なトラブルになります。
パソコンのそばに飲み物を置かれる場合、ふたの閉まる水筒だったり、こぼれたとしてもパソコンが水に浸からないよう、ノートPCスタンドや分厚い本で上げ底をしたりして、防衛しておきましょう。
■5.必要最低限のセキュリティ対策
・家のWi-Fiにしっかりパスワードを設定する
・見知らぬWi-Fiには接続しない
・メールを開く際は、細心の注意を
いつでも要注意なメールですが、今の時期は、特に気をつけたいところです。
給付金申請、補助金申請、ビデオ会議の招待など、タイムリーかつ見慣れていないメールを装って、人を陥れるものが登場しています。来たメールはある程度、用心深く疑いの目で見るようにしましょう。少しでも疑わしいものは開かず、送ってきた人が知人であれば、メールを送ったことを直接確認を行うなどコミュニケーションで自衛しましょう。
■6.使っているクラウドサービスや仕組み
Web会議システム
ビジネスチャット
小規模事業者であれば、小難しい外国製のサービスを使わずとも
使い慣れたLINEで、メッセージをやり取りし、LINEのビデオ通話で十分コミュニケーションが取れる場合もあります。
「自分たちの使いやすいもので試してみる」ところから始められても良いかと。
オンラインストレージ
データをオンライン上に保存しておき、共有すれば便利です。主なサービスは以下の3つがあります。それぞれのサービスについては、検索すると様々な便利な使い方が無数に紹介されていますので、検索してみてください。
ファイルサーバー
オンラインストレージでもよいですが、ネットを介して社内の共有ファイルサーバーへ安全にアクセスができれば、ファイルの共有・やり取りがよりスムーズになります。この機会に堅牢なファイルサーバーの構築を検討するのも良いでしょう。
まとめ
ここまで実際にテレワークを行っているスタッフからヒアリングし、テレワークに必要と感じた要件をご紹介しました。
・インターネットが安定して繋がる
・快適に動くパソコンがあり、周辺機器も充実している
・セキュリティに配慮しつつ、コミュニケーションが取れる
・安心して会社のデータにアクセスできる
こう言った環境が整えばテレワークは、ある程度成立し、その実現に巨額の費用や時間は必要ありません。
「ズバリ！少人数でもコストパフォーマンスの良いテレワーク環境構築は可能です」
難しく考えすぎず、小さく試してみることから始めれば意外にハードルは高くありません。
とは言え、インターネットはどんなサービスを選べばいいのか、ルーターは何を買えばいいのか。
セキュリティはどの程度のレベルで、具体的に何に気をつければいいのか、各パソコンのソフト、クラウドサービスの設定はどうすればいいのか。などなど、わからないことだらけかもしれません。
自分でやってみたけど思うように動かない、効率が上がらない！
とお困りの中小零細企業の方がいらっしゃっても、諦めないでください。
大阪・扇町店には出張サービスでお客様のITに関する「困った」を解決するフィールド部がございます。
お客様の環境をヒアリングし、必要な施策をご提案いたします。
もちろんコロナウイルス感染拡大防止の対策は全社あげて行っております。
新型コロナウイルス感染症に関する当社対応について
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